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10.04.2013

Steuerliche Probleme der Vertragsbetreuung II

Müssen Vermittler Rückstellungen für die Kundenbetreuung bilden? Seit langem streiten Vermittler und Finanzämter über die Frage, ob insbesondere gebundene Vermittler Rückstellungen für künftige Betreuungsleistungen für Kunden und deren Versicherungsverträge bilden dürfen. Der BFH verlangt das nun sogar.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte bereits am 19. Juli 2011 entschieden, dass gebundene Versicherungsvermittler Rückstellungen für künftige Betreuungsleistungen bei Versicherungsverträgen bilden dürfen (Az.: X R 9/10). Der BFH hält eine Rückstellung für die Verpflichtung zur Nachbetreuung von Versicherungsverträgen „grundsätzlich für geboten“. Es entspreche der gefestigten BFH-Rechtsprechung, dass Rückstellungen wegen Erfüllungsrückstandes zu bilden sind, wenn ein Versicherungsvertreter die Abschlussprovision nicht nur für die Vermittlung der Versicherung, sondern auch für die weitere Betreuung des Ver­sicherungsvertrags erhält.

Das Gericht verwies dazu auf ein früheres BFH-Urteil vom 9. Dezember 2009 (Az.: X R 41/07). Die Meinung des Finanzamtes, dass solche Verpflichtungen unwesentlich und damit steuerlich nicht relevant seien, ist laut BFH rechtlich nicht haltbar. Die Wesentlichkeit ergibt sich nicht durch Aufrechnung des Betreuungsaufwandes für eine einzelne Police des Kunden, sondern für die in der Firma des Vermittlers „künftig insgesamt anfallenden Aufwendungen für die Betreuung dieses Kunden“.

Dennoch hob der BFH schließlich das Urteil des Finanzgerichts auf, „da die rechtliche Pflicht zur Nachbetreuung nicht hinreichend geklärt sei“, heißt es in einer Mitteilung des Gerichtes. Die Ausführungen des Finanzgerichts und die Vertragsunterlagen waren dem BFH in diesem Punkt  offensichtlich zu schwach. Daher verwies er den Fall zurück an das Finanzgericht. Dort muss geklärt werden, ob und in welchem Umfang der Vermittler zur Betreuung der Lebens-, Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherungen verpflichtet war. Leistungen, die er gegenüber seinen Kunden ohne Rechtspflicht erbracht hat, „sind für die Bemessung der Rückstellung irrelevant“, heißt es in dem wegweisenden Urteil.

Sollte das Finanzgericht durch weitere Ermittlungen eine solche Rechtspflicht anerkennen, so will der BFH künftig Streit über die richtige Höhe vermeiden. Deswegen stellte er bereits entsprechende Grundsätze auf. Danach sind Vermittler nicht nur zur Bildung von Rückstellungen berechtigt, sondern sogar auch verpflichtet. Außerdem wurden Maßstäbe für die Berechnung erarbeitet. Dazu muss der Vermittler nun auch akribisch dokumentieren, was er konkret für die Betreuung getan hat. Laut BFH sind die laufenden Aufzeichnungen „vertragsbezogen“ zu führen.

Der Vermittler muss belegen, welche Tätigkeiten in welcher Häufigkeit mit welchem Zeitaufwand über die Gesamtlaufzeit des einzelnen Vertrags typischerweise anfallen werden, etwa Fälle von Namens- und Adressenänderungen, Beitragsfreistellungen, Baufinanzierungen, Abtretungen oder Änderungskündigungen. Diese Prüfung muss nicht für alle Verträge einzeln vorgenommen werden; im Einzelfall können fundierte Stichproben ausreichen, um eine hinreichende Rückstellungswahrscheinlichkeit zu begründen, zum Beispiel anhand eines bestimmten Prozentsatzes der Verträge oder nach bestimmten Anfangsbuchstaben der Kundennamen.
 
Das Bundesfinanzministerium hat inzwischen die Finanzbehörden angewiesen, diese Grundsätze unbedingt zu beachten. Dazu wurde am 20. November 2012  ein Rundschreiben an die Finanzbehörden der Länder verschickt, das die Grundsätze für Rückstellungen für die Betreuung bereits abgeschlossener Versicherungen in verkürzter Form des BFH-Urteils bekanntgab (Geschäftszeichen IV C 6 - S 2137/09/10002). Berücksichtigt werden dürfen Rückstellungen nur für Versicherungsverträge, bei denen der Vermittler rechtlich verpflichtet ist, Betreuungsleistungen zu erbringen, „für die aber kein weiteres Entgelt in Anspruch genommen werden kann“.

Arbeitszeit der Angestellten ist maßgeblich
Der Vermittler muss dabei jeweils die Restlaufzeit des Vertrags angeben und angemessene Abschläge für vorzeitig gekündigte Policen ermitteln. Rückstellungen dürfen nur für Vermittlungsbetriebe mit angestellten Mitarbeitern vorgenommen werden, weil nur dort künftig Gehalts- und ähnliche Kosten anfallen können, die mit der Rückstellung berücksichtigt werden. Wichtig ist weiter, dass die Rückstellungen tatsächlich nur für Betreuungsleistungen und nicht für „Werbeleistungen mit dem Ziel neuer Vertragsabschlüsse“ zulässig sind. Der Vermittler muss darlegen, welche Betreuungsleistungen er je Vertrag und Jahr erbringt und mit welchem Zeitaufwand. Es soll angegeben werden, wie oft die Betreuungsleistungen in der Gesamtlaufzeit des Vertrags erbracht werden und wie hoch die Personalkosten je Stunde Betreuungszeit sind.

Das BMF weist die Finanzbehörden an, das BFH-Urteil auf alle offenen Fälle anzuwenden, und hob gleichzeitig das Rundschreiben von 2006 auf. Wichtig: Bei der Bewertung kommen pauschalierende Ansätze nicht mehr in Betracht (siehe Kasten)!

Manche Praxisfrage bleibt unbeantwortet
Dennoch bleiben Fragen offen. So dürfte manche Tätigkeit in der Praxis schwer nachzuweisen sein, weil die vom Kunden ausgehenden Betreuungsanlässe natur­gemäß vorher nicht bekannt sind und allenfalls Erfahrungssätze verwendet werden können. Das betrifft etwa Adressen- und Kontoänderungen, Rückfragen zum Vertrag und zu Beitragsrechnungen. Der BFH hatte dazu „fundierte Stichproben“ erlaubt, um „eine hinreichende Rückstellungswahrscheinlichkeit zu begründen“.

In der Konsequenz lässt sich das Urteil jedoch nur umsetzen, wenn der Vermittler in seinem Betrieb ausreichend detailliert Bearbeitungsvorgänge und deren Dauer dokumentiert. Dies dürfte vielfach noch gar nicht der Fall sein. Ab sofort ist eine Dokumentation nach Entstehungsgrund, zum Beispiel Werbung, Betreuung/Service, Schaden/Leistung, kunden- und vertragsbezogen, nach Bearbeiter (Inhaber oder Mitarbeiter) und Dauer angeraten.

„Diese scheinbar bürokratische Maßnahme bringt aus unternehmerischer Sicht viel“, glaubt Matthias Beenken vom Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Dortmund. „Sie ist Anlass, eine Kostenrechnung aufzubauen, die dem Betriebsinhaber zeigt, wie sich einzelne Kunden, Verträge sowie Mitarbeiter letztlich rentieren“, führt der Vertriebsexperte und Versicherungswirtschaftsprofessor weiter aus. Und sollte mit der Vermittlerrichtlinie IMD-2 die Honorarberatung salonfähig werden, können Vermittler auf Basis ihrer Kostenrechnung problemlos Honorarsätze kalkulieren, wie Beenken weiter erläutert. Zudem gebe es Grund für Vermittler, Betreuungsstandards einzuführen und organisatorisch auch tatsächlich sicherzustellen, dass die „Bestandskunden regelmäßig in bestimmten Zeitabständen angesprochen werden“.

Makler ebenfalls betroffen
Obwohl das BFH-Urteil vordergründig auf Einfirmenvertreter, also Agenturinhaber, mit Angestellten abzielt, sind auch Maklerbetriebe betroffen, sofern es sich nicht um Einzelunternehmer handelt und anhand der Vertragsunterlagen überhaupt eine rechtliche Verpflichtung zur Betreuung der vermittelten Versicherungen besteht. Der Inhalt des Maklervertrages entscheidet. Zahlreiche Makler verpflichten sich darin, bei Verwaltung, Erfüllung des Versicherungsvertrages und Unterstützung im Schadenfall mitzuwirken. Wird das Mandat auf derartige Betreuung ausgeweitet, müsste der Makler ebenfalls Rückstellungen für die Nachbetreuung bilden. „Allerdings ist bei Maklern die Zahlung von Folgeprovisionen auch in Lebens- und Krankenversicherung üblich“, merkt Beenken an.

Ansonsten gehen die Meinungen weit auseinander: Manche sagen, die Richtlinie 2002/92/EG fasst in Artikel 2 unter den Begriff „Vermitteln“ auch die Mitwirkung bei Verwaltung oder Erfüllung. Andere hingegen verweisen darauf, dass nirgendwo Vorschriften zur nachvertraglichen Beratungspflicht des Maklers fixiert sind. Kein Wunder: Makler müssten permanent alle Risiken des Kunden überwachen – das geht im Alltag kaum.

portfolio international, 10.04.2013

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